Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen jou — de therapeut of praktijk met een account op Vivamentis Praktijk (“verwerkingsverantwoordelijke”) — en Viva Mentis, handelsnaam van de praktijk van Daniël Beerdsen, KvK 95399186 (“verwerker”). De overeenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden en geldt zolang je een account hebt.

Jij bepaalt welke cliënten je uitnodigt en wat je met de uitkomsten doet; Viva Mentis verwerkt de gegevens uitsluitend om het platform voor jou te laten werken en nooit voor eigen doeleinden.

In jouw opdracht verwerken we van je cliënten: naam, e-mailadres, geboortedatum en geslacht (indien ingevuld), antwoorden op vragenlijsten, berekende scores en profielen, rapporten, begeleidingsnotities en check-ins. Antwoorden en profielen zijn gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens); we behandelen alles in het cliëntdossier op dat niveau.

Daarnaast verwerken we jouw eigen accountgegevens (naam, e-mail, praktijkgegevens, abonnement). Daarvoor is Viva Mentis zelf verwerkingsverantwoordelijke; zie het privacybeleid.

We verwerken cliëntgegevens uitsluitend voor het leveren van het platform: vragenlijsten versturen en afnemen, scores berekenen, rapporten tonen en versturen, dossiers en begeleiding bijhouden, en de automatische herinneringen en hermetingen die jij instelt. We verwerken niets voor advertenties, profilering of verkoop aan derden, en we trainen geen (taal)modellen op cliëntgegevens.

Denken we dat een opdracht van jou in strijd is met de AVG of met andere wetgeving over gegevensbescherming, dan laten we dat weten voordat we hem uitvoeren.

Passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Opslag versleuteld in de EU (Frankfurt); gegevens verlaten de EU niet.
• Strikte scheiding per praktijk: je ziet uitsluitend je eigen cliënten (row-level security).
• Versleutelde verbindingen (TLS) en afgedwongen HTTPS.
• Tweestapsverificatie is verplicht voor toegang tot cliëntgegevens.
• Een sessie sluit zichzelf na dertig minuten zonder handeling.
• Uitnodigingslinks met eenmalige, gehashte tokens en beperkte geldigheid.
• Een toegangslogboek dat elke inzage vastlegt — openen van een dossier, bekijken van een uitslag, en ook een geweigerde poging. Dit is wat NEN 7513 van een zorgdossier vraagt.
• Dat logboek is achteraf niet te wijzigen of te wissen. De database weigert elke poging daartoe, ook de onze.
• Je cliënt kan in zijn eigen omgeving zien wie er wanneer in zijn dossier heeft gekeken.

De beheerder van het platform komt niet bij cliëntgegevens. Praktijken, abonnementen en aantallen zijn zichtbaar; dossiers, cliëntnamen en uitslagen niet. Die grens staat in de database zelf, dus ook met volledige beheerrechten komt er geen dossier in beeld. Daarom lossen we een probleem met je account op met een herstelmail, en nooit door zelf een wachtwoord te zetten: wie een wachtwoord kan zetten, kan inloggen als jou.

Moet er voor een storing uitzonderlijk toch bij gegevens worden gekeken, dan vragen we je daar vooraf toestemming voor, gebeurt het alleen zolang het nodig is, en staat het in het logboek van het betreffende dossier. Jij ziet het daar terug.

Het platform is gebouwd volgens NEN 7510 en NEN 7513, met een informatiebeveiligingsbeleid, een risicoanalyse en een Verklaring van Toepasselijkheid. Een certificaat van een geaccrediteerde instelling is er nog niet; wat er wel ligt, staat op de pagina over beveiliging en sturen we op verzoek toe.

We schakelen deze subverwerkers in, elk onder een eigen verwerkersovereenkomst:

• Supabase (database, authenticatie, opslag) — EU, Frankfurt.
• Vercel (hosting van de applicatie).
• Resend (transactionele e-mail: uitnodigingen, herinneringen, rapporten).
• Mollie (betalingen van je abonnement; geen toegang tot cliëntgegevens).
• AFAS (facturatie en administratie; geen toegang tot cliëntgegevens).

Bij een voorgenomen wijziging van subverwerkers informeren we je vooraf per e-mail, zodat je bezwaar kunt maken.

Cliëntgegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Verandert daar iets aan, dan hoor je dat vooraf en zorgen we voor een geldige grond voor doorgifte. Bezwaar maken kan dan, en je abonnement beëindigen ook.

Ontdekken we een inbreuk die jouw cliëntgegevens raakt, dan informeren we je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met wat er bekend is over aard, omvang en maatregelen. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen is en blijft jouw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke; we leveren daarvoor alle informatie aan die je nodig hebt. Is nog niet alles bekend, dan krijg je eerst wat er is, zodat je een voorlopige melding kunt doen en de termijn van 72 uur niet verloopt.

Zit het lek bij een van onze leveranciers, dan melden we dat ook. Wij zijn dan je aanspreekpunt; je hoeft zelf niemand te bellen.

Twijfel je of iets bij jou een datalek is, meld het ons dan. Liever tien meldingen die niets bleken dan één termijn die verloopt. Een melding die achteraf onnodig was, rekenen we je nooit aan.

Vraagt een cliënt jou om inzage, correctie of verwijdering, dan ondersteunt het platform je daarbij: per dossier kun je gegevens inzien, corrigeren en verwijderen. Iedereen die voor Viva Mentis toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding.

We stellen op verzoek de informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat we aan deze overeenkomst voldoen, en werken mee aan audits door of namens jou, maximaal eens per jaar en op gezamenlijk gekozen momenten.

Beëindig je je account, dan kun je vooraf al je gegevens exporteren (Instellingen → Privacy & data). Bij verwijdering van je account verwijderen we alle cliëntgegevens definitief, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist. Deze overeenkomst eindigt zodra alle gegevens zijn verwijderd.

Hoe lang een dossier blijft staan, bepaal jij. De WGBO schrijft je twintig jaar voor; het platform verwijdert uit zichzelf nooit een dossier.

Eén uitzondering daarop is het toegangslogboek. Regels die over een dossier gaan blijven staan zolang dat dossier bestaat, omdat NEN 7513 niet toestaat dat het spoor eerder verdwijnt dan de gegevens waar het over gaat. Verwijder je een cliënt, dan gaan de gegevens weg en blijven de logregels staan. Dat is de bedoeling: wie het dossier heeft ingezien, blijft herleidbaar. Overige logregels bewaren we vierentwintig maanden.

Stoppen wij met het platform, dan krijg je daar minstens drie maanden van tevoren bericht en houd je tot het einde toegang om alles te exporteren. Zonder je dossiers laten we je nooit zitten; er rust een wettelijke bewaarplicht op.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wijzigen we deze tekst inhoudelijk, dan vragen we je bij je volgende bezoek opnieuw om akkoord en zie je de nieuwe versie hier, met versienummer en datum bovenaan.