Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen jou — de therapeut of praktijk met een account op Vivamentis Praktijk (“verwerkingsverantwoordelijke”) — en Viva Mentis, handelsnaam van de praktijk van Daniël Beerdsen, KvK 95399186 (“verwerker”). De overeenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden en geldt zolang je een account hebt.

Jij bepaalt welke cliënten je uitnodigt en wat je met de uitkomsten doet; Viva Mentis verwerkt de gegevens uitsluitend om het platform voor jou te laten werken en nooit voor eigen doeleinden.

In jouw opdracht verwerken we van je cliënten: naam, e-mailadres, geboortedatum en geslacht (indien ingevuld), antwoorden op vragenlijsten, berekende scores en profielen, rapporten, begeleidingsnotities en check-ins. Antwoorden en profielen zijn gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens); we behandelen alles in het cliëntdossier op dat niveau.

Daarnaast verwerken we jouw eigen accountgegevens (naam, e-mail, praktijkgegevens, abonnement). Daarvoor is Viva Mentis zelf verwerkingsverantwoordelijke; zie het privacybeleid.

We verwerken cliëntgegevens uitsluitend voor het leveren van het platform: vragenlijsten versturen en afnemen, scores berekenen, rapporten tonen en versturen, dossiers en begeleiding bijhouden, en de automatische herinneringen en hermetingen die jij instelt. We verwerken niets voor advertenties, profilering of verkoop aan derden, en we trainen geen (taal)modellen op cliëntgegevens.

Passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Opslag versleuteld in de EU (Frankfurt); gegevens verlaten de EU niet.
• Strikte scheiding per praktijk: je ziet uitsluitend je eigen cliënten (row-level security).
• Versleutelde verbindingen (TLS) en afgedwongen HTTPS.
• Tweestapsverificatie beschikbaar voor je account.
• Uitnodigingslinks met eenmalige, gehashte tokens en beperkte geldigheid.
• Een audit-log van handelingen rond dossiers en rapporten.

We schakelen deze subverwerkers in, elk onder een eigen verwerkersovereenkomst:

• Supabase (database, authenticatie, opslag) — EU, Frankfurt.
• Vercel (hosting van de applicatie).
• Resend (transactionele e-mail: uitnodigingen, herinneringen, rapporten).
• Mollie (betalingen van je abonnement; geen toegang tot cliëntgegevens).

Bij een voorgenomen wijziging van subverwerkers informeren we je vooraf per e-mail, zodat je bezwaar kunt maken.

Ontdekken we een inbreuk die jouw cliëntgegevens raakt, dan informeren we je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met wat er bekend is over aard, omvang en maatregelen. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen is en blijft jouw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke; we leveren daarvoor alle informatie aan die je nodig hebt.

Vraagt een cliënt jou om inzage, correctie of verwijdering, dan ondersteunt het platform je daarbij: per dossier kun je gegevens inzien, corrigeren en verwijderen. Iedereen die voor Viva Mentis toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding.

We stellen op verzoek de informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat we aan deze overeenkomst voldoen, en werken mee aan audits door of namens jou, maximaal eens per jaar en op gezamenlijk gekozen momenten.

Beëindig je je account, dan kun je vooraf al je gegevens exporteren (Instellingen → Privacy & data). Bij verwijdering van je account verwijderen we alle cliëntgegevens definitief, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist. Deze overeenkomst eindigt zodra alle gegevens zijn verwijderd.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wijzigen we deze tekst inhoudelijk, dan vragen we je bij je volgende bezoek opnieuw om akkoord en zie je de nieuwe versie hier, met versienummer en datum bovenaan.