Gids · werkproces
Een consult voorbereiden in vijf minuten
De meeste behandelaars bereiden hun consult voor in de vijf minuten dat de vorige cliënt zijn jas aantrekt. De vraag is dus niet hoe je meer tijd vrijmaakt, maar wat je in die vijf minuten wilt weten.
Waarom het dossier doorlezen niet werkt
Een dossier is geordend op soort informatie: hier de vragenlijsten, daar de notities, ergens de documenten. Een consult heeft een andere ordening nodig, namelijk op tijd en op urgentie. Wie het dossier doorleest, leest vooral terug wat hij al weet.
Wat je zoekt zit meestal in de marge. Dat een cliënt zijn plan drie weken niet opende. Dat de slaapscore zakte terwijl de rest gelijk bleef. Dat er een vraag openstaat waar nooit antwoord op kwam.
De vier dingen die je vooraf wilt weten
- Wat is er veranderd sinds de vorige keer? Niet de absolute stand, maar de richting. Een slaapscore van 6 zegt weinig; een slaapscore die van 4 naar 6 ging zegt alles.
- Wat is er niet gebeurd? Afspraken die zijn blijven liggen vertellen meer over haalbaarheid dan over motivatie. Vier weken niets gedaan betekent meestal dat het plan te groot was.
- Waar zit de grootste uitschieter? Eén meting die wegloopt van de rest is bijna altijd het onderwerp van het gesprek.
- Wat wilde je zelf nog vragen? Die gedachte van vorige keer, die je opschreef en waar je nooit op terugkwam.
Hoe je dat in vijf minuten voor elkaar krijgt
Drie werkwijzen, oplopend in moeite.
1. Drie regels op papier
Sluit elk consult af met drie regels: wat we afspraken, waar ik volgende keer op let, en wat mijn cliënt zou moeten merken. Kost een minuut, scheelt er vijf. Voor een kleine praktijk is dit genoeg.
2. Eén vast veld in je huidige systeem
Dezelfde drie regels, maar dan altijd op dezelfde plek en in hetzelfde format. Valt of staat bij de discipline om het bij te houden, en daar gaat het meestal mis zodra het druk wordt.
3. Een systeem dat het zelf klaarzet
Metingen, afgevinkte acties, betrokkenheid en openstaande vragen komen samen in één scherm, met de opvallende dingen bovenaan. Zo werkt de voorbereiding in Vivamentis Praktijk: bij het openen van een cliënt zie je eerst wat er sinds de vorige keer gebeurde, en pas daarna de rest.
Wat een hermeting hieraan toevoegt
Voorbereiden wordt aanzienlijk makkelijker als er iets te vergelijken valt. Twee metingen naast elkaar geven in één oogopslag de richting, en die richting is meestal het gesprek. Meer daarover staat op de pagina over Neuro4Balans.
Wat je ermee opschiet
Voorbereiding levert geen tijd op, die verplaatst hem. De winst zit in het gesprek zelf. Een consult dat begint met "je slaap is verbeterd, je energie niet, laten we daar vandaag naar kijken" is een ander consult dan een consult dat begint met "vertel eens, hoe gaat het?".
Nog een reden om het vol te houden: een cliënt die merkt dat jij zijn afgelopen weken kent, komt beter voorbereid terug. Dat scheelt aan beide kanten.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt voorbereiden gemiddeld?
Met een vaste structuur drie tot vijf minuten per cliënt. Zonder structuur loopt het op tot een kwartier, en dan wordt het overgeslagen.
Moet ik alles vastleggen wat ik bespreek?
Nee. Leg vast wat je de volgende keer nodig hebt. Dat is aanzienlijk minder dan wat er besproken is.
Kan een cliënt zijn eigen voorbereiding zien?
De cliënt ziet zijn plan, zijn acties en zijn voortgang. De voorbereiding is voor de behandelaar.
Voorbereiding die al klaarstaat
In Vivamentis Praktijk opent een cliënt op wat er sinds de vorige keer veranderd is: metingen, afgevinkte acties en openstaande vragen bij elkaar. Veertien dagen gratis te proberen.
Geen creditcard nodig. Data in de EU, volgens de AVG.