Gids · werkproces
Een consult voorbereiden in vijf minuten
Vijf minuten. Zo lang duurt het tussen de jas van de vorige cliënt en de begroeting van de volgende. Meer tijd komt er niet bij. De vraag is dus wat je in die vijf minuten wilt weten en in welke volgorde.
Waarom het dossier doorlezen niet werkt
Een dossier is geordend op soort: hier de vragenlijsten, daar de notities, ergens de documenten. Een consult heeft een andere ordening nodig: op tijd en op urgentie. Lees je het dossier door, dan lees je vooral terug wat je al wist.
Wat je zoekt zit in de marge. Dat je cliënt zijn plan drie weken niet opende. Dat de slaapscore zakte terwijl de rest gelijk bleef. Dat er een vraag openstaat waar nooit antwoord op kwam.
De vier dingen die je vooraf wilt weten
- Wat is er veranderd sinds de vorige keer? Niet de absolute stand, maar de richting. Een slaapscore van 6 zegt weinig; een slaapscore die van 4 naar 6 ging zegt alles.
- Wat is er níét gebeurd? Afspraken die blijven liggen zeggen meer over haalbaarheid dan over motivatie. Vier weken niets gedaan betekent bijna altijd dat het plan te groot was. Niet dat je cliënt niet wil.
- Waar zit de grootste uitschieter? Eén meting die wegloopt van de rest is bijna altijd het onderwerp van het gesprek.
- Wat wilde je zelf nog vragen? Die gedachte van vorige keer, die je opschreef en waar je nooit op terugkwam.
Hoe je dat in vijf minuten voor elkaar krijgt
Drie werkwijzen, oplopend in moeite.
1. Drie regels op papier
Sluit elk consult af met drie regels: wat we afspraken, waar ik volgende keer op let en wat mijn cliënt zou moeten merken. Kost je een minuut. Scheelt er vijf. Voor een kleine praktijk is dit genoeg en het werkt met een pen.
2. Eén vast veld in je huidige systeem
Dezelfde drie regels, maar altijd op dezelfde plek en in dezelfde vorm. Valt of staat met de discipline om het bij te houden. Daar gaat het mis zodra het druk wordt, precies wanneer je het het hardst nodig hebt.
3. Een systeem dat het zelf klaarzet
Metingen, afgevinkte acties, betrokkenheid en openstaande vragen komen samen in één scherm, met de opvallende dingen bovenaan. Zo werkt de voorbereiding in Vivamentis Praktijk: bij het openen van een cliënt zie je eerst wat er sinds de vorige keer gebeurde en pas daarna de rest.
Wat een hermeting hieraan toevoegt
Voorbereiden wordt aanzienlijk makkelijker als er iets te vergelijken valt. Twee metingen naast elkaar geven in één oogopslag de richting en die richting is meestal het gesprek. Meer daarover staat op de pagina over Neuro4Balans.
Wat je ermee opschiet
Voorbereiding levert geen tijd op. Die verplaatst hem. De winst zit in het gesprek zelf. "Je slaap is verbeterd, je energie nog niet. Laten we daar vandaag naar kijken" is een heel ander begin dan "vertel eens, hoe gaat het?".
En er is nog een reden om het vol te houden. Een cliënt die merkt dat jij zijn afgelopen weken kent, komt beter voorbereid terug. Dat scheelt aan twee kanten.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt voorbereiden gemiddeld?
Met een vaste structuur drie tot vijf minuten per cliënt. Zonder structuur loopt het op tot een kwartier en dan wordt het overgeslagen.
Moet ik alles vastleggen wat ik bespreek?
Nee. Leg alleen vast wat je de volgende keer nodig hebt. Dat is veel minder dan wat er besproken is.
Kan een cliënt zijn eigen voorbereiding zien?
Nee. Zichtbaar voor je cliënt zijn het plan, de acties en de voortgang. De voorbereiding is voor jou alleen.
Voorbereiding die al klaarstaat
Open een cliënt in Vivamentis Praktijk en die vier dingen staan er al: wat er veranderde, wat bleef liggen, waar de uitschieter zit en wat je zelf nog wilde vragen. Veertien dagen te ervaren.