Cliëntgegevens en de AVG

De AVG kent een categorie bijzondere persoonsgegevens en alles wat over iemands gezondheid gaat valt daaronder. Voor die categorie geldt een verbod: verwerken mag niet, tenzij er een uitzondering van toepassing is.

Voor zorg bestaat zo'n uitzondering. Wie zorg verleent en aan een beroepsgeheim gebonden is, mag gezondheidsgegevens verwerken voor zover dat voor die zorg nodig is. Dat "voor zover nodig" is de kern: vastleggen wat je voor de begeleiding gebruikt mag, alles daarbuiten niet.

De praktische vertaling is een stuk simpeler dan de wettekst. Leg vast wat je nodig hebt om je werk te doen. Bewaar het op één plek waar je overzicht over houdt. Zorg daarnaast dat je kunt navertellen wie erbij kan. Dat is het.

Werk je binnen een geneeskundige behandelingsovereenkomst, dan geldt de WGBO. De bewaartermijn is dan twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging of toevoeging in het dossier. De teller loopt dus vanaf je laatste consultnotitie, niet vanaf de intake.

Voor facturen geldt iets anders: die vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Twee termijnen dus, voor twee soorten gegevens.

Zodra een externe partij namens jou persoonsgegevens verwerkt, is een verwerkersovereenkomst verplicht. Jij bent de verantwoordelijke, zij zijn de verwerker en die rolverdeling moet op papier staan.

Dat geldt vaker dan je denkt:

• je praktijksoftware en elk los systeem waar cliëntgegevens in staan
• de dienst waarmee je vragenlijsten of formulieren afneemt
• je mailprovider, zodra er cliëntgegevens door je mailbox gaan
• je boekhouder of administratiekantoor
• de partij waar je back-ups staan, ook als dat een clouddrive is

Het gaat er niet om of iemand jouw gegevens daadwerkelijk bekijkt. Het gaat erom of hij erbij zou kúnnen. Zonder overeenkomst zijn beide partijen in overtreding en de boetes daarvoor vallen in de zwaarste categorie die de AVG kent.

Gewone e-mail is onderweg niet versleuteld. Een ingevulde vragenlijst over slaap, stemming en klachten reist dus als leesbare tekst langs servers waar jij geen zeggenschap over hebt.

Daar komt bij dat mail blijft staan. Eén kopie in de verzonden items van je cliënt, één in jouw inbox, meestal ook nog een back-up van beide. Intrekken kan niet meer en verwijderen bij de ander evenmin.

Een persoonlijke link met een beperkte geldigheidsduur lost dat op. De gegevens gaan dan rechtstreeks naar de plek waar ze horen en de link verloopt vanzelf. Zo werkt het ook in Vivamentis Praktijk: de uitnodiging is veertien dagen geldig en je cliënt hoeft geen account aan te maken.

Losse bestanden werken prima tot een praktijk gaat lopen. Daarna stapelen de risico's zich op, meestal ongemerkt:

• een map die met een privélaptop of telefoon meesynchroniseert
• een deelbare link die blijft werken nadat de aanleiding weg is
• een consumentenaccount waar geen verwerkersovereenkomst bij hoort
• geen enkel spoor van wie welk bestand wanneer heeft geopend
• vijf versies van hetzelfde formulier en niemand die weet welke de laatste is

Dat laatste punt is meer dan ordelijkheid. Kun je bij een klacht of een datalek niet laten zien wie waarbij kon, dan mist je dossier precies het stuk waar toezichthouders naar vragen.

Drie verzoeken kom je in de praktijk tegen. Inzage: een cliënt mag zien wat je over hem hebt vastgelegd. Correctie: feitelijke onjuistheden laat je herstellen, al hoeft je professionele oordeel niet te wijken voor een andere mening. Vernietiging: een cliënt kan vragen zijn gegevens te wissen.

Dat laatste verzoek honoreer je in beginsel, tenzij een wettelijk voorschrift of een aanmerkelijk belang van iemand anders zich ertegen verzet. Leg in alle gevallen vast wat je hebt gedaan en waarom; die aantekening is je verantwoording achteraf.

Handig om vooraf te regelen: zorg dat je een cliënt binnen een maand kunt bedienen. Dat lukt alleen als je weet waar alles staat.

Kort en feitelijk, zodat je het kunt vergelijken met wat je nu gebruikt. Alle gegevens staan versleuteld in de Europese Unie (Frankfurt). Een toegangslogboek legt vast wie welke gegevens wanneer inzag of wijzigde. De verwerkersovereenkomst ligt klaar en hoort bij je account, met de subverwerkers erin benoemd. Cliënten en hun gegevens kun je zelf verwijderen en bij beëindiging krijg je ze terug of worden ze gewist.

Wat het platform niet overneemt: de bewaarplicht en het beroepsgeheim blijven van jou. Software maakt dat werk lichter en haalt het niet weg.

Deze pagina is een praktische uitleg, geen juridisch advies. Regels veranderen en de toepassing hangt af van je beroepsgroep en registratie; leg twijfelgevallen voor aan je beroepsvereniging.

• Autoriteit Persoonsgegevens over gezondheidsgegevens in een dossier
• Artikel 9 en artikel 28 van de AVG, over bijzondere gegevens en over verwerkers
• De WGBO (Boek 7, titel 7, afdeling 5 van het Burgerlijk Wetboek), over dossier en bewaartermijn